Công tác kiểm soát trong doanh nghiệp

By Best Tài Chính

cao Irtnh QUAn TRI DOANH N6HIỆP_______________________- Xác định và dự đoán những biến động trong lĩnh vực cung ứng đầuvào, các yếu tố chi phí sản xuất cũng như thị trường đầu ra.- Phát hiện chính xác, kịp thời những sai sót xảy ra và trách nhiệm củacác bộ phận có liên quan trong quá trình thực hiện quyết định, mệnh lệnh,chỉ thị.- Tạo điều kiện thực hiện một cách thuận lợi các chức năng: uỷ quyền,chỉ huy và thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân.- Hình thành hệ thống thống kế báo cáo với những biểu mẫu có nộidung chính xác, thích hợp.- Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản lý nhằm đạtmục tiêu đã định, trên cơ sở nâng cao hiệu suất công tác của từng bộ phận,từng cấp, từng cá nhân trong bộ máy quản trị kinh doanh.2. Tính tất yếu của hoạt động kiểiĩi soát- Từ thập niên 90 của thế kỷ XX, kiểm soát đã trở thành công cụ đượccác nhà quản trị sử dụng để giám sát nhân viên dưới quyền và kiểm soát cáchoạt động của chính họ.- Nhờ kiểm soát mà đo lường được mức độ chính xác, sự phù hợp củacác quyết định, các mục tiêu chiến lược, chiến thuật đã được hoạch định củadoanh nghiệp.- Nhờ kiểm soát mà có thể đánh giá được kết quả đã đạt được, duy trìcác hoạt động đang tiến hành, phát hiện nguyên nhân sai sót từ đó điềuchỉnh các quyết định trong tương lai.- Thông qua các tài liệu kiểm soát, nhà quản trị sẽ có được hệ thốngthông tin đầy đủ, cập nhật để làm căn cứ hoạch định m ục tiêu cho tương lai.Tóm lại: Sự cần thiết của kiểm soát nảy sinh từ ý m uốn của nhữngngười hoạch định và ra quyết định, muốn biết kết quả thực hiện những mệnhlệnh, quyết định của cấp dưới, qua đó thẩm định, mức độ chính xác, tính khảthi của những mục tiêu đã hoạch định.- Ngoài ra, tính tất yếu của kiểm soát cần xuất phát từ mối liên hệtương tác giữa các hoạt động trong doanh nghiệp, kiểm soát có ý nghĩa tolớn trong việc phối hợp các hoạt động quản trị từ; xác định m ục tiêu, xâydựng chịến lược, xác lập cơ cấu tổ chức, tạo động lực kích thích động cơ củangười lao động trong doanh nghiệp.382Trường t>ại học K ỉnh tè Quốc dãnChuơng Í4, Công tâc kiểm soỗt ừong ơocmh nghiệpSơ đồ 14.1. Tác động giữa quyết định và kiểm soátSơ đồ trên cho thấy: kiểm soát được thực hiện trong khuôn khổ của hailoại hệ thống khác nhau; hệ thống quyết định và hệ thống thông besttaichinh.com. TRÌNH T ự VÀ NỘ I DUNG CỦA K lỂ M SOÁT1. Trình tự quá trình kiểm soátDiễn trình kiểm soát là m ột quá trình’ gồm 3 bước: thiết lập tiêu chuẩnkiểm soát; đo lường, so sánh mức độ đạt được với các tiêu chuẩn đã định;điều chỉnh các sai lệch.Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát.Tiêu chuẩn là những m ốc mà từ đó người ta có thể đo lường thành quảđã đạt được.Thông thường, các tiêu chuẩn để ra đặc trưng cho các m ục tiêu hoạchTniùng Đại học Kỉnh tẻ Quốc dân383—………. ■■’……….-…………..■■’■^_____định của doanh nghiệp. Các tiêu chuẩn đặt ra thường được phản ánh về mặtđịnh tính hay định lượng. Tuy nhiên, cần cố gắng lượng hoá các tiêu chuẩn.- Các tiêu chuẩn định lượng như:+ Số lượng sản phẩm dịch vụ sản xuất trong kỳ.+ Tồn kho: tồn kho sản phẩm hàng tháng đòi hỏi phải duy trì tươngứng doanh số tiêu tụ dự kiến của 2 tháng tiếp sau.+ Khoản phải thu: phải đạt mức tổng giá trị doanh sô’ bán thiếu hàngtháng không vượt quá doanh số bán của một tháng rưỡi trước đó.+ Lượng phế phẩm theo tỷ lệ cho phép.+ Lượng chi phí đầu tư.+ Giá cả+ Số giờ làm việc thực tế+ Mức tiêu dùng nguyên liệu+ Tỷ lệ cán bộ nhân viên trong bộ máy quản lý (<10% ) v.v…- Các tiêu chuẩn định tính như:Làm cho các đốc công có ý thức trách nhiệm cao; có lòng trung thànhvới doanh nghiệp, có kỷ luật làm việc…Những mục tiêu này khó lượng hoá nhưng cần đặt ra để kiểm soát xemmỗi hành động có được thực hiện đúng đường lối đã định không.Ví dụ: Khả năng tổ chức; năng lực hoạch định, khả năng chỉ huy, uytín… được đặt ra cho từng quản trị viên. Việc đánh giá các tiêu chuẩn nàyphải thông qua kết quả hoạt động của đơn vị, sự tin cậy, khám phá của đồngnghiệp và cấp dưới.Trình tự thiết lập biểu tiêu chuẩn kiểm soát được thực hiện theo thứ tựsau:(1) Xác định mục đích, kết quả cuối cùng phải đạt được.(2) Sắp xếp các yếu tố quan trọng theo thứ bậc có ảnh hưởng tới thựchiện mục đích.(3) Xác định đơn vị đo lường đánh giá kết quả (bằng hiện vật, giá trịthời gian) v.v…(4) Tập hợp các yếu tố và diễn tả m ối quan hệ giữa chúng trên biểuhay sơ đồ.(5) Xác định các phưcỉng pháp, công cụ kiểm soát cần dùng; các bản384Trưỉrttg Đại híỉC K inh tế Quốc dầnChương Ĩ4. Công tàc kiềm soát trong ơocnh tĩ0ifệpbáo cáo định kỳ, khả năng tổ chức, phối hợp hoạt động.Bước 2: Tiến hành kiểm soát và so sánh kết quả đã đạt được với nhữngtiêu chuẩn đã định.Bước này được thực hiện với những nội dung sau:+ Thu thập chứng từ, báo cáo (thông tin).+ Kiểm tra lại các báo cáo, sơ đồ, biểu đồ về mức độ chính xác và sựphù họp nội dung, mục đích của kiểm soát đã được đặt ra.+ N ghiên cứu, phân tích, chỉ ra được những thành tích, tồn tại qua sosánh kết quả đạt được với m ục tiêu đề ra theo dự kiến.+ Xác định xu hướng phát triển mới, dự kiến những khó khăn, rủi ro cóthể xảy ra.M ục đích của bước này nhằm: đánh giá đúng kết quả đã đạt được,khẳng định thành tích, phát hiện sai lệch làm cơ sở đề ra giải pháp.Để đánh giá m ột cách khách quan, cần thực hiện các nguyên tắc sau:- Phải căn cứ vào những tiêu chuẩn đã đặt ra để đánh giá kết quả.Vận dụng nguyên tắc này sẽ khó khăn trong trường hợp kiểm soátnhững m ục tiệu định tính, khó có thể đo lường được như: cải tiến tổ chức sảnxuất, nâng cao trình độ chuyên môn, rèn ỉuyện phong cách, tác thức như:xác định kết quả, mục tiêu cuối cùng; đánh giá thông qua các mục tiêu trungtâm, ví dụ, dùng chỉ liêu chu kỳ sản xuất để đánh giá kết quả tổ chức sảnxuất, dùng những tiêu chuẩn về phẩm chất, trình độ kiến thức, uy tín để đánhgiá việc nâng cao trình độ.- Đảm bảo tính khách quan trong kiểm soát.Để đảm bảo nguyên tắc này trong quá trình kiểm soát phải xác định rõtrách nhiệm , thái độ của các cấp quản trị cấp trên, không thành kiến, độcđoán, tránh buộc tội bất công, tránh nhận định chủ quan khi chưa có chứngcứ. Cấp dưới phải có lòng tin và chấp hành nghiêm túc những quy định vànội dung kiểm soát.- Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân và cácbộ phận là đối tượng kiểm soát. Thông qua kiểm soát, quản trị viên cấp caođánh giá được năng lực của quản trị viên cấp dưới. Đối với cấp dưới, họkhẳng định được vị trí của m ình, những khiếm khuyết, hướng khắc phục đểđạt tiêu chuẩn, mục tiêu đã định. Đồng thời, họ biết cần cải tiến phươngpháp làm việc, nâng cao năng lực tổ chức.Trường £)ại học Kinh tế Quôc đầii3B5Giảo trình QUÀN TRI DOANH NGHIỆP- Đảm bảo tính toàn diện: là mức độ bao quát đối với mọi lĩnh vực hoạtđộng và kết quả mong muốn (kiểm soát mọi hoạt động, mọi hiện tượng phátsinh).- Đảm bảo tính thời điểm: hộ thống thông tin cho kiểm soát kịp thời,đúng lúc theo thời gian.Bước 3: Điều chỉnh các sai lệchKiểm soát không chỉ đcfn thuần đo kết quả đã đạt được so với nhữngtiêu chuẩn đặt ra mà còn phải đề ra những biện pháp để sửa chững sai lầm.Nhờ thực hiện bước 2 của diễn trình kiểm soát, quản trị viên biết chính xáccần phải áp dụng những biện pháp sửa chữa ở những khâu, bộ phận, cá nhânnào.Các hướng điều chỉnh sai lệch thường gồm: điều chỉnh k ế hoạch, thayđổi mục tiêu, sửa đổi công tác tổ chức, tăng cưèfng nhân viên, lựa chọn bố trílại nhân sự, tãng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên, đình chỉ, cáchchức…Sơ đồ 14.2. Trinh tự quá trình kiểm soátTrình tự kiểm soát này nhằm hai mục đích:- Kiểm soát ảnh hưởng của các quyết định chiến lược, sách lược vớihoạt động doanh nghiệp.- Đánh giá, thông báo, nêu nguyên nhân các tồn tại.2. Nội dung kiểm soátCông tác kiểm soát trong doanh nghiệp mang tính chất toàn diện, baotrùm tất cả các lĩnh vực hoạt động: sản xuất, nhân sự, tài chúih, kỹ thuật.TrưữiiỊỊ ĐaihoGKinh le Quoc dimChương ĩ4, c a » £ r tồc kỉần soốt ípcng ckxữứt nsfitíệp……………….. —…………..- ……………………………………………………………………………. I ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….m arketing…M ột số nội dung kiểm soát chủ yếu:- Kiểm soát tài chính: lỗ, lãi, doanh số, chi phí, lợi nhuận…V í dụ: dựa vào chỉ tiêu về khả nãng thanh toán (chỉ số khả năng thanhtoán ngắn hạn, chỉ số khả năng thanh toán nhanh) để phân tích năng lực tàichính của doanh nghiệp. Hoặc dựa vào phân tích các chỉ số mắc nợ, các chỉsố phản ánh kỳ thu tiền hàng, hiệu quả sử dụng vốn để kiểm soát tình thế tàichính doanh nghiệp.- Kiểm soát nhân sự; nguồn nhân sự, tuyển dụng, lựa chọn, bố trí, sửdụng, đánh giá, bồi dưỡng và đào tạo, thăng tiến nhân sự.- Năng suất: đo lường khả năng của doanh nghiệp trong việc sử dụngcác nguồn lực, sao cho có lợi nhất (cả lĩnh vực trực tiếp, gián tiếp)- Tinh hình sản xuất: khả năng chế tạo sản phẩm mới, số lượng, chấtlượng hàng hoá, dịch vụ…- Thái độ làm việc và trách nhiệm của quản trị viên; có ý thức tráchnhiệm hoàn thành công việc được giao hay không? có quan hệ tốt trongcộng đồng doanh nghiệp hay không?- Kiểm soát chất lượng sản phẩm.- Sự kết hợp mục tiêu ngắn hạn, dài hạn.- Kiểm soát việc thực hiện các dự án đầu tư, phát triển doanh nghiệp.Tóm lại, mội dung kiểm soát phải trả lời được những vấn đề cơ bản sau:- Mục đích phải đạt của tổ chức là gì? có những tiêu chuẩn gì đánh giámức độ hoàn thành công việc? cách thức thay đổi khi cần thiết.- Hội đồng quản trị hay tổng giám đốc ban hành các quyết định quảntrị dựa vào những căn cứ nào?- Hệ thống sổ sách, biểu mẫu, nguồn thông tin lập ra để cung ứng,phục vụ cho việc hoàn thành các báo cáo có hợp lý không? khoa học không?- Chế độ trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quảntrị và ghi chép sổ sách của từng cấp, từng cá nhân?- Tinh hình tài chính của doanh nghiệp?- Các quan hệ nhân sự trong doanh nghiệp?3. M ối quan hệ giữa kiểm soát và các hoạt động trong doanh nghiệpHoạt động trong doanh nghiệp có thể chia thành 2 loại: Những hòạtđộng thuộc k ế hoạch hoá chiến lược, những hoạt động thuộc k ế hoạch hoáTrường £>ạỊ hộ€ K inh tế Qưốc dấn367Giảo trình QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆPtác nghiệp.Sau đây sẽ xem xét m ối quan hệ giữa các hoạt động kiểm soát doamhnghiệp.M ối quan hệ giữa các hoạt động và kiểm soátNhững hoạt động thuộc kếNhững hoạt động thuộc kê’hoạch hoá chiến lượcLoại kiểm soáthoạch hoá tác nghiệp- Xác định các mục tiêu- Chuẩn bị các kế hoạch ngân – Kiểm soát ngân sáchsách- Xác định tổ chức- Chuẩn bị chương trình nhân – Kiểm soát tuyển dụngsự ở các cấp- Xác định chính sách tài chính – Chuẩn bị kế hoạch dự trù tài – Kiểm soát tín dụng (khách vàchính và cấp kinh phíngân hàng)-Xácđịnhmarketingchínhsách – Quyết định các chương trình – Kiểm soát hiệu quả C’ủaquảng cáoquảng cáo- Xác định chính sách nghiên – Quyết định các dự án- Kiểm soát giá: thực hiện idựcứu phát triểnán- Chọn hướng đổi mới sản – Quyết định những cải tiến đối – Kiểm soát lãi của sản phẩrrnvới sản phẩmphẩm- Quyết định kế hoạch sản – Chuẩn bị các chương trình – Kiểm soát tính liên tục c^ủasản xuất và tiến độ chất lượrngsản xuất và cung ứng vật tưxuấtcung ứng vật tư- Đánh giá kết quả của ban – Đánh giả thành tích của – Kiểm soát năng lực nhân vitènlãnh đạo và các biện pháp ban người lãnh đạo và các nhânđéraviênIII. H ÌN H T H Ứ C VÀ P H Ư Ơ N G P H Á P K IỄ M S O Á T1. Các hình th ự c kiểm soáta) Kiểm soát định kỳTheo hình thức này, việc kiểm soát được thực hiện theo k ế hoạch đĩãđịnh trong thời gian và tập trung vào một số chức năng quản trị. Đối tượmgcủa kiểm soát định kỳ thường là quản trị viên thừa hành và quản trị viênthưc hiên.Trưùiig f>ại học Kinh tẽ Quốc dân

Xem thêm thông tin hay:  Forex là gì có lừa đảo không

Viết một bình luận